Cómo organizar una mudanza de oficinas

En este artículo ofrecemos valiosos consejos para gestionar una mudanza de oficinas con éxito, centrándonos en involucrar al personal en el proceso para conseguir un resultado óptimo.

Un traslado de empresa siempre tiene que ir ligado a una correcta gestión del cambio para lograr que el personal se adapte a la nueva situación, y por consecuencia la actividad del negocio no se vea alterada. A continuación ofrecemos unos consejos para mudanzas de oficinas y empresas basados en las teorías clásicas de gestión del cambio, añadiendo unas pinceladas de nuestro conocimiento derivado de la experiencia de más de 30 años haciendo mudanzas en todo el territorio nacional.

Si usted es el responsable del traslado de su oficina, ya sea en una gran organización con constante cambio o en una pequeña empresa que se traslada por primera vez, le interesa leer este artículo, encontrará valiosos consejos para realizar una correcta gestión de dicho traslado.

Meses antes de realizar el traslado

Una vez hayan encontrado las nuevas instalaciones, recomendamos hacer un plano inicial de cómo ubicar los diferentes puestos de trabajo. Para realizar este plano tome referencias lo más exactas posibles y si cuenta con un equipo de arquitectos déjese asesorar por su experiencia.

Para esta tarea tenga en cuenta qué departamentos necesitan comunicarse con más regularidad y los que pueden necesitar encontrarse ubicados en una zona diferenciada o separada.

En cualquier caso, lo que consideramos más importante en esta fase es dejar algunos flecos sueltos para poder comentar y decidir junto con todos los compañeros. ¿Dónde sería más practico ubicar la zona de impresión? ¿Cómo decoramos el office? ¿Incluimos unas taquillas cerca de la entrada para que cada uno pueda guardar sus cosas personales? Todo dependerá del presupuesto del que se disponga, pero la clave reside en tomar algunas decisiones de manera conjunta.

Involucrar al equipo en parte del diseño de las nuevas instalaciones servirá para mejorar la percepción que se tiene de las oficinas, reduciendo así las resistencias al cambio de centro de trabajo.

Días antes de realizar la mudanza de su empresa

Promueva la compenetración del personal, haga que la mudanza sea un momento para que los empleados colaboren unos con otros y aprovechen para conocerse mejor, estrechando lazos y creando un espíritu de colaboración y dinamismo.

Dado que el proceso llevará un tiempo largo desde que se tome la decisión de traslado hasta que se lleve a cabo, recomendamos mantener al equipo informado de la evolución y cambios en el proyecto, especialmente en cuanto a las fechas de traslado. De esta manera los diferentes departamentos podrán reorganizar sus tareas para garantizar que el día de la mudanza no les coja desprevenidos y en medio de un proyecto importante. Si cambia la fecha del traslado, el resto de equipos lo deberán saber para poder modificar sus planes con antelación suficiente.

No está de más convocar a todo el equipo para realizar una charla de motivación o en caso de que esto no sea posible enviar una comunicación interna. Si las cosas van a mejor, agradezca el esfuerzo de sus compañeros por haber llegado hasta aquí y si se trata de una reestructuración, recuérdeles que han sido más grandes y que funcionando como equipo volverán a serlo.

Organizar una visita previa a las nuevas instalaciones permitirá que los compañeros de trabajo empiecen a conocer el nuevo emplazamiento donde trabajaran los siguientes años. Antes de la visita será importante mostrar diferentes maneras de llegar al nuevo emplazamiento, ya sea con transporte público o vehículo propio, así como los servicios que existan en las inmediaciones (bares, cafeterías, tiendas, supermercados, gimnasios, etc.), facilitando la organización de la vida personal en los primeros días de trabajo.

Previo a la mudanza será indispensable establecer un responsable del traslado para garantizar que en caso de incidencia cualquier persona sepa a quién acudir. Esto permitirá dar una respuesta más eficaz a pequeños problemas que puedan surgir en el camino.

El día de la mudanza

Durante la mudanza será indispensable tener asignado un responsable para atender las incidencias. Esta persona las resolverá si procede y sino se pondrá en contacto con el departamento correspondiente para poder subsanar el problema en el menor tiempo posible. Canalizar la información de manera organizada es muy importante para poder tomar las medidas oportunas de manera eficaz. Si cada uno intenta resolver el problema por su cuenta probablemente acabemos por crear otro mayor.

Si lo que busca es un traslado eficaz contrate a una empresa de mudanzas seria y que pueda avalar su experiencia en la realización de traslados similares. Tenga en cuenta que en caso de no llevar a cabo un traslado bien planificado muy probablemente se sufran retrasos en la vuelta a la operatividad, además de que parte del personal podrá verse involucrado en solucionar eventualidades que no les permitirá dedicarse a su trabajo principal. Muchas veces por seleccionar el presupuesto más barato contratamos un servicio poco especializado, quedando expuestos a todo tipo de sorpresas: roturas de mobiliario, extravío de documentación o equipos, incluso la avería de sistemas informáticos que nos supondrían un coste muy elevado.

Una vez instalados en las nuevas oficinas, no hay mejor manera de recibir a los empleados que con un pack de bienvenida. Un pequeño detalle para cada trabajador ayudará a comenzar con positivismo y mejorará el ambiente en la oficina. En caso de disponer de un presupuesto ajustado, una simple carta escrita con dedicación podrá motivar a todos los empleados a comenzar en las nuevas oficinas con energía y con unos hábitos mejorados. Es momento de cambio, es momento de avanzar.

Después del traslado

Es importante tener en cuenta que los primeros días en la nueva oficina recibiremos quejas al respecto de la disposición del mobiliario o equipos, algunas de ellas con más fundamento que otras. A veces, puede ser el reflejo del sol en la pantalla del ordenador (algo molesto, pero muy difícil de prever) y otras veces quejas sin más fundamente. En cualquier caso, recomendamos contar con un plan B para poder realizar movimientos internos no planificados inicialmente en el menor tiempo posible. Por ello, en Mudanzas Control, le ofrecemos el servicio de equipo de apoyo para el primer día después del traslado. Este equipo ayudará a recoger cualquier material de embalaje sobrante, así como para hacer cualquier pequeña modificación que fuera necesaria.

Asimismo, pasados unos meses, puede que sea conveniente llevar a cabo la reubicación de zonas comunes o puestos de trabajo para mejorar la eficiencia y crear canales de comunicación más simples. Esto sólo podrá ser comprobado una vez el equipo lleve instalado en las nuevas oficinas durante un tiempo considerable.

Para tratar de mejorar la productividad aprovechando el cambio, será recomendable repartir una encuesta de satisfacción entre los compañeros para poder evaluar el nivel de satisfacción con las nuevas instalaciones y poder corregir situaciones en las que alguna persona se sienta incómoda respecto a la situación en las antiguas instalaciones.

La clave para organizar un traslado de empresa

Trabaje y organice el cambio como equipo, convierta las resistencias en motivación y ganas de trabajar en la nueva sede, aproveche esta situación para fomentar el espíritu de equipo, y conseguirá no sólo una mudanza satisfactoria, sino unos resultados positivos generados a partir de esta experiencia.

Esperamos que estos consejos le sirvan de ayuda en la gestión del cambio a su nueva sede u oficina. Si necesita un asesoramiento más personalizado, no dude en ponerse en contacto con nosotros. En Control no sólo realizamos mudanzas con eficacia, sino que asesoramos de manera integral en el traslado de empresas.