Com organitzar una mudança d’oficines
En aquest article oferim valuosos consells per gestionar una mudança d’oficines amb èxit, centrant-nos a involucrar el personal en el procés per aconseguir un resultat òptim.
Un trasllat d’ empresa sempre ha d’ anar lligat a una correcta gestió del canvi per aconseguir que el personal s’ adapti a la nova situació, i per conseqüència l’ activitat del negoci no es vegi alterada. A continuació oferim uns consells per a mudances d’oficines i empreses basats en les teories clàssiques de gestió del canvi, afegint unes pinzellades del nostre coneixement derivat de l’experiència de més de 30 anys fent mudances a tot el territori nacional.
Si vostè és el responsable del trasllat de la seva oficina, ja sigui en una gran organització amb constant canvi o en una petita empresa que es trasllada per primera vegada, li interessa llegir aquest article, trobarà valuosos consells per realitzar una correcta gestió d’aquest trasllat.
Mesos abans de realitzar el trasllat
Un cop hagin trobat les noves instal·lacions, recomanem fer un plànol inicial de com ubicar els diferents llocs de treball. Per realitzar aquest plànol prengui referències el més exactes possibles i si compta amb un equip d’ arquitectes deixi assessorar per la seva experiència.
Per a aquesta tasca tingui en compte quins departaments necessiten comunicar-se amb més regularitat i els que poden necessitar trobar-se ubicats en una zona diferenciada o separada.
En qualsevol cas, el que considerem més important en aquesta fase és deixar alguns serrells solts per poder comentar i decidir juntament amb tots els companys. On seria més practic ubicar la zona d’impressió? Com decorem l’office? Incloem unes taquilles a prop de l’entrada perquè cadascú pugui guardar les seves coses personals? Tot dependrà del pressupost de què es disposi, però la clau rau a prendre algunes decisions de manera conjunta.
Involucrar l’equip en part del disseny de les noves instal·lacions servirà per millorar la percepció que es té de les oficines, reduint així les resistències al canvi de centre de treball.
Dies abans de realitzar la mudança de la seva empresa
Promogui la compenetració del personal, faci que la mudança sigui un moment perquè els empleats col·laborin uns amb els altres i aprofitin per conèixer-se millor, estrenyent llaços i creant un esperit de col·laboració i dinamisme.
Atès que el procés portarà un temps llarg des que es prengui la decisió de trasllat fins que es dugui a terme, recomanem mantenir l’ equip informat de l’ evolució i canvis en el projecte, especialment pel que fa a les dates de trasllat. D’aquesta manera els diferents departaments podran reorganitzar les seves tasques per garantir que el dia de la mudança no els agafi desprevinguts i enmig d’un projecte important. Si canvia la data del trasllat, la resta d’ equips ho hauran de saber per poder modificar els seus plans amb antelació suficient.
No està de més convocar tot l’equip per fer una xerrada de motivació o en cas que això no sigui possible enviar una comunicació interna. Si les coses van a millor, agraeixi l’esforç dels seus companys per haver arribat fins aquí i si es tracta d’una reestructuració, recordeu-los que han estat més grans i que funcionant com a equip tornaran a ser-ho.
Organitzar una visita prèvia a les noves instal·lacions permetrà que els companys de feina comencin a conèixer el nou emplaçament on treballaran els següents anys. Abans de la visita serà important mostrar diferents maneres d’arribar al nou emplaçament, ja sigui amb transport públic o vehicle propi, així com els serveis que hi hagi a les immediacions (bars, cafeteries, botigues, supermercats, gimnasos, etc.), facilitant l’organització de la vida personal en els primers dies de treball.
Previ a la mudança serà indispensable establir un responsable del trasllat per garantir que en cas d’ incidència qualsevol persona sàpiga a qui acudir. Això permetrà donar una resposta més eficaç a petits problemes que puguin sorgir en el camí.
El dia de la mudança
Durant la mudança serà indispensable tenir assignat un responsable per atendre les incidències. Aquesta persona les resoldrà si procedeix i sinó es posarà en contacte amb el departament corresponent per poder esmenar el problema en el menor temps possible. Canalitzar la informació de manera organitzada és molt important per poder prendre les mesures oportunes de manera eficaç. Si cadascú intenta resoldre el problema pel seu compte probablement acabem per crear-ne un altre de més gran.
Si el que busca és un trasllat eficaç auna empresa de mudances seriosa i que pugui avalar la seva experiència en la realització de trasllats similars. Tingui en compte que en cas de no dur a terme un trasllat ben planificat molt probablement es pateixin retards en la tornada a l’ operativitat, a més que part del personal podrà veure’ s involucrat a solucionar eventualitats que no els permetrà dedicar-se a la seva feina principal. Moltes vegades per seleccionar el pressupost més barat contractem un servei poc especialitzat, quedant exposats a tota mena de sorpreses: trencaments de mobiliari, extraviament de documentació o equips, fins i tot l’avaria de sistemes informàtics que ens suposarien un cost molt elevat.
Un cop instal·lats a les noves oficines, no hi ha millor manera de rebre els empleats que amb un pack de benvinguda. Un petit detall per a cada treballador ajudarà a començar amb positivisme i millorarà l’ambient a l’oficina. En cas de disposar d’ un pressupost ajustat, una simple carta escrita amb dedicació podrà motivar tots els empleats a començar a les noves oficines amb energia i amb uns hàbits millorats. És moment de canvi, és moment d’avançar.
Després del trasllat
És important tenir en compte que els primers dies a la nova oficina rebrem queixes al respecte de la disposició del mobiliari o equips, algunes d’elles amb més fonament que d’altres. De vegades, pot ser el reflex del sol a la pantalla de l’ordinador (una cosa molesta, però molt difícil de preveure) i altres vegades queixes sense més fonament. En qualsevol cas, recomanem comptar amb un pla B per poder realitzar moviments interns no planificats inicialment en el menor temps possible. Per això, a Mudances Control, li oferim el servei d’equip de suport per al primer dia després del trasllat. Aquest equip ajudarà a recollir qualsevol material d’ embalatge sobrant, així com per fer qualsevol petita modificació que fos necessària.
Així mateix, passats uns mesos, pot ser convenient dur a terme la reubicació de zones comunes o llocs de treball per millorar l’ eficiència i crear canals de comunicació més simples. Això només podrà ser comprovat un cop l’equip porti instal·lat a les noves oficines durant un temps considerable.
Per tractar de millorar la productivitat aprofitant el canvi, serà recomanable repartir una enquesta de satisfacció entre els companys per poder avaluar el nivell de satisfacció amb les noves instal·lacions i poder corregir situacions en què alguna persona se senti incòmoda respecte a la situació a les antigues instal·lacions.
La clau per organitzar un trasllat d’ empresa
Treballi i organitzi el canvi com a equip, converteixi les resistències en motivació i ganes de treballar a la nova seu, aprofiti aquesta situació per fomentar l’ esperit d’ equip, i aconseguirà no només una mudança satisfactòria, sinó uns resultats positius generats a partir d’ aquesta experiència.
Esperem que aquests consells li serveixin d’ajuda en la gestió del canvi a la seva nova seu o oficina. Si necessita un assessorament més personalitzat, no dubti a posar-se en contacte amb nosaltres. A Control no només realitzem mudances amb eficàcia, sinó que assessorem de manera integral en el trasllat d’empreses.