Reorganització d’espais per a l’Institut Municipal d’Informàtica de l’Ajuntament de Barcelona
Durant el mes de novembre de 2020 hem dut a terme la remodelació itrasllat de les oficines de l’Institut Municipal d’Informàtica de l’Ajuntament de Barcelona. A causa de l’actual situació derivada del Coronavirus, aquestes instal·lacions necessitaven una reorganització d’espais per a poder garantir la distància interpersonal entre treballadors. Gràcies a que aquest departament disposava d’uns sistemes d’informació adaptats per al teletreball, en cap moment havien vist parada la seva activitat, però sí que era recomanable poder disposar novament de les instal·lacions sense cap restricció per a reprendre la seva activitat presencial. Per això, van licitar el servei de mudances per a moure mobiliari, equips i estris segons la distribució predissenyada.
El projecte a xifres:
- 12 dies.
- 2.670 moviments.
- Superfície de 7.000 m2.
- Plantes 2, 3, 4 i 5 d’Avinguda Diagonal, 220.
- Plantes 10, 11 i 12 de Carrer Tànger, 98.
Exigències del trasllat
El projecte contemplava la reorganització d’espais per a adequar-los a la nova normativa, respectant la distància de seguretat, així com garantir els circuits de circulació d’entrada i sortida a les oficines. El client disposava dels plans definitius, però buscava una empresa de mudances que fos capaç de coordinar el trasllat d’oficines i la seva execució.
El projecte exigia, també, disposar d’una persona que actués com a coordinador dels diferents agents implicats en la mudança. Des de l’equip d’informàtics, passant pels electricistes, fins a l’equip de muntatge de mampares. A més, era indispensable que tot el personal (coordinador/a, encarregats/as, operaris/as i conductors/as) comptessin amb una experiència contrastada en aquesta mena de serveis.
A tot l’anterior, s’afegia un últim requisit;reduir el temps d’execució del trasllat . Gràcies a l’experiència de 35 anys en mudances corporatives, vam saber estudiar el cas amb profunditat, proposant equips de treball solapats per a arribar a oferir una reducció del termini inicial insuperable. Escurcem així en 17 dies un projecte previst per a un mes d’execució.
Reducció del termini
Com comentàvem anteriorment, per a poder reduir el termini d’execució, ens vam veure obligats solapar el treball de diversos equips . Així és com aconseguim un avanç simultani en el trasllat de les diferents plantes dels edificis. Perquè aquesta estratègia tingués sentit, era indispensable una sincronització simultània. Així, el coordinador del projecte estava en constant interlocució amb els diferents encarregats, per a adequar la velocitat de les seves tasques als terminis preestablerts. Sempre que era necessari, es repartia l’equip de manera que les tasques més endarrerides es posessin al dia.
Clau de l’èxit en el trasllat d’oficines
Coordinador/a: La figura del coordinador en una transferència corporativa és vital, ja que és el responsable de fer que tots elsagents implicats actuïn en la mateixa direcció i multipliquin els seus esforços. Si aquesta peça falla, és molt probable que acabem presenciant una mudança caòtica i plena de contratemps. Per garantir l’èxit d’aquest projecte, i per la seva complexitat, aquesta tasca va ser assignada a Manuel López,responsable de trànsit de la nostra empresa i peça clau en el desenvolupament de la nostra empresa durant anys.
Atès que hi havia més d’un equip treballant de manera simultània, era indispensable que se sincronitzessin els seus treballs dia a dia. Per això, es van planificar diverses fites a aconseguir durant el trasllat de les oficines. Aquests punts de control van permetre un millor control del desenvolupament del treball i la capacitat d’accelerar aquelles tasques que es veien retardades parcialment.
Encarregats/des: Els encarregats d’equip són també peces essencials en el correcte desenvolupament de mudances d’oficines. Com a responsables de l’equip al seu càrrec, són les persones encarregades d’assignar les tasques específiques als seus companys i també de reportar al coordinador . Així, la seva posició no sols requereix d’una experiència àmplia en el trasllat d’oficines, si no que exigeix un profund coneixement de les aptituds de cada membre de l’equip. A més, la seva visió perifèrica del treball assignat, li permet identificar maneres de simplificar els treballs.
Mitjans adequats: Finalment, és també important comptar amb els mitjans adequats. Gràcies a ells, vam poder garantir una reducció d’esforços i una major seguretat per als béns transportats.
Un element indispensable per a aquest trasllat d’oficines han estat els carros roll-tainers. Aquests carros metàl·lics amb rodes permeten traslladar un important nombre de caixes amb la mà d’obra d’un sol home. A més, els podem equipar amb safates, de manera que es converteixen en veritables prestatgeries mòbils. En alguns casos, els carros ens permeten traslladar grans volums de documentació àgilment i de manera ordenada, sense utilitzar caixes. Això resulta en un benefici doble; millora la eficàcia i també redueix l’impacte mediambientiental.
Els roll-tainers també són útils per al trasllat d’equips delicats, ja que posseeixen parets metàl·liques que els protegiran de qualsevol impacte o frec durant el transport. Com a complement a aquests carros, sempre serà necessari treballar amb camions equipats amb plataforma elevadora.
Predisposició del client
El projecte va estar liderat en tot moment per la Direcció de Qualitat i Seguretat del IMI. La proactivitat de les persones implicades ha permès adaptar-nos als canvis que ens hem trobat en el camí. Per això, és just dir que el seu treball ha facilitat que aquest trasllat en temps rècord sigui una realitat.
Lliurament a temps
Finalment, i gràcies als esforços de tot l’equip, hem estat capaços de lliurar el projecte a temps, complint amb escreix amb les expectatives del client. A més, en aquest trasllat hem pogut estalviar més d’un 60% de caixes de cartó. Així, anotem un punt a favor de l’eficàcia i un altre a favor del medi ambient.
Si necessita ajuda en el trasllat de la seva empresa, contacti amb Mudances Control, tenim la solució:
Fotografies del projecte:
Veure aquesta publicació en Instagram