Reorganización de espacios para el Instituto Municipal de Informática del Ayuntamiento de Barcelona

Durante el mes de noviembre de 2020 hemos llevado a cabo la remodelación y traslado de las oficinas del Instituto Municipal de Informática del Ayuntamiento de Barcelona. Debido a la actual situación derivada del Coronavirus, dichas instalaciones necesitaban una reorganización de espacios para poder garantizar la distancia interpersonal entre trabajadores. Gracias a que este departamento disponía de unos sistemas de información adaptados para el teletrabajo, en ningún momento habían visto parada su actividad, pero sí que era recomendable poder disponer nuevamente de las instalaciones sin restricción alguna para retomar su actividad presencial. Por ello, licitaron el servicio de mudanzas para mover mobiliario, equipos y enseres según la distribución prediseñada.

El proyecto en cifras:

  • 12 días.
  • 2.670 movimientos.
  • Superficie de 7.000 m2.
  • Plantas 2, 3, 4 y 5 de Avenida Diagonal, 220.
  • Plantas 10, 11 y 12 de Calle Tánger, 98.

Exigencias del traslado

Traslado Oficinas IMI Aj Bcn

El proyecto contemplaba la reorganización de espacios para adecuarlos a la nueva normativa, respetando la distancia de seguridad, así como garantizar los circuitos de circulación de entrada y salida a las oficinas. El cliente disponía de los planos definitivos, pero buscaba una empresa de mudanzas que fuera capaz de coordinar el traslado de oficinas y su ejecución.

El proyecto exigía, también, disponer de una persona que actuara como coordinador de los diferentes agentes implicados en la mudanza. Desde el equipo de informáticos, pasando por los electricistas, hasta el equipo de montaje de mamparas. Además, era indispensable que todo el personal (coordinador/a, encargados/as, operarios/as y conductores/as) contaran con una experiencia contrastada en este tipo de servicios.

A todo lo anterior, se añadía un último requisito; reducir el tiempo de ejecución del traslado. Gracias a la experiencia de 35 años en mudanzas corporativas, supimos estudiar el caso con profundidad, proponiendo equipos de trabajo solapados para llegar a ofrecer una reducción del plazo inicial insuperable. Acortamos así en 17 días un proyecto previsto para un mes de ejecución.

Reducción del plazo

Como comentábamos anteriormente, para poder reducir el plazo de ejecución, nos vimos obligados a solapar el trabajo de diversos equipos. Así es como logramos un avance simultáneo en el traslado de las diferentes plantas de los edificios. Para que esta estrategia tuviera sentido, era indispensable una sincronización simultánea. Así, el coordinador del proyecto estaba en constante interlocución con los diferentes encargados, para adecuar la velocidad de sus tareas a los plazos preestablecidos. Siempre que era necesario, se repartía el equipo de manera que las tareas más atrasadas se pusieran al día.

Clave del éxito en el traslado de oficinas

Coordinador/a: La figura del coordinador en un traslado corporativo es vital, ya que es la persona encargada de hacer que todos los agentes involucrados actúen en la misma dirección y multipliquen sus esfuerzos. Si esta pieza falla, es muy probable que acabemos presenciando una mudanza caótica y llena de contratiempos. Para garantizar el éxito de este proyecto, y debido a su complejidad, se asignó dicha tarea a Manuel López, jefe de tráfico de nuestra empresa y pieza clave en el desarrollo de nuestra empresa durante años.

Dado que había más de un equipo trabajando de manera simultánea, era indispensable que se sincronizaran sus trabajos día a día. Por ello, se planificaron diversos hitos a alcanzar durante el traslado de las oficinas. Estos checkpoints permitieron un mejor control del desarrollo del trabajo y la posibilidad de acelerar aquellas tareas que se veían retrasadas parcialmente.

Encargados/as: Los encargados de equipo son también piezas esenciales en el correcto desarrollo de una mudanza de oficinas. Como responsables del equipo a su cargo, son las personas encargadas de asignar las tareas específicas a sus compañeros y también de reportar al coordinador. Así, su posición no solo requiere de una experiencia amplia en el traslado de oficinas, si no que exige un profundo conocimiento de las aptitudes de cada miembro del equipo. Además, su visión periférica del trabajo asignado, le permite identificar maneras de simplificar los trabajos.

Mudanzas de Oficinas Barcelona

Medios adecuados: Por último, es también importante contar con los medios adecuados. Gracias a ellos, pudimos garantizar una reducción de esfuerzos y una mayor seguridad para los bienes transportados.

Un elemento indispensable para este traslado de oficinas han sido los carros roll-tainers. Estos carros metálicos con ruedas permiten trasladar un importante número de cajas con la mano de obra de un solo hombre. Además, los podemos equipar con bandejas, de manera que se convierten en verdaderas estanterías móviles. En algunos casos, los carros nos permiten trasladar grandes volúmenes de documentación ágilmente y de manera ordenada, sin utilizar cajas. Esto redunda en un beneficio doble; mejora la eficacia y también reduce el impacto en el medioambiente.

Los roll-tainers también son útiles para el traslado de equipos delicados, ya que poseen paredes metálicas que los protegerán de cualquier impacto o roce durante el transporte. Como complemento a estos carros, siempre será necesario trabajar con camiones equipados con plataforma elevadora.

Predisposición del cliente

El proyecto estuvo liderado en todo momento por la Dirección de Calidad y Seguridad del IMI. La proactividad de las personas implicadas ha permitido adaptarnos a los cambios que nos hemos encontrado en el camino. Por ello, es justo decir que su trabajo ha facilitado que este traslado en tiempo récord sea una realidad.

Entrega a tiempo

Finalmente, y gracias a los esfuerzos de todo el equipo, hemos sido capaces de entregar el proyecto a tiempo, cumpliendo con creces con las expectativas del cliente. Además, en este traslado hemos podido ahorrar más de un 60% de cajas de cartón. Así, anotamos un punto a favor de la eficacia y otro a favor del medioambiente. 

Si necesita ayuda en el traslado de su empresa, contacte con Mudanzas Control, tenemos la solución:

 

 

Fotografías del proyecto:
 
 
 
 
 
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